Teori Organisasi dan Administrasi (TOA) Struktur Organisasi

BAB I

PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Saat ini semakin marak organisasi yang bermunculan dan berkembang di Indonesia . Terlebih semenjak demokrasi digaungkan. Tidak memandang apakah itu organisasi berbasis agama, sosial dan kemasyarakatan, pendidikan, hingga organisasi yang komersil., semua berkembang sedemikian pesatnya. Ada kalanya organisasi-organisasi tersebut berada pada titik tertinggi, namun ada kalanya pula mereka berada dititik terendah.

Struktur Organisasi selalu ditemui dalam sebuah perusahaan atau organisasi dalam berbagai skala, bahkan menjadi sesuatu yang harus dimiliki. Dengan memiliki struktur organisasi berarti telah ada gambaran seperti apa bisnis yang akan dijalankan, divisi – divisi dan posisi – posisi apa saja yang nanti akan ada  akan tergambar dengan jelas pada saat ini. Bahkan beberapa orang beranggapan bahwa seberapa besar bisnis yang akan datang dapat dibaca dari struktur organisasi yang dimiliki sekarang.

1.2  Rumusan Masalah

1.      Apa Pengertian dan Elemen Utama Struktur Organisasi?

2.      Apa Saja Dimensi-dimensi Struktur Organisasi?
3.     Apa Saja Perbedaan organisasi organik , mekanistik , dan birokratik ?
4.       Bagaimana konsep struktur yang lebih dinamis menurut  model Greiner   model Kanz , dan Kahn serta menurut Teori Strukturasi Giddens ?

1.3  Tujuan

1.      Untuk Mengetahui Pengertian dan Elemen Utama Struktur Organisasi.

2.      Untuk Mengetahui Dimensi-dimensi Struktur Organisasi

3.      Untuk Mengetahui Perbedaan organisasi organik , mekanistik , dan birokratik

4.      Untuk Mengetahui konsep struktur yang lebih dinamis menurut  model Greiner   model Kanz, dan Kahn serta menurut Teori Strukturasi Giddens ?

                                                                                                                             

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian dan Elemen Utama Struktur Organisasi

Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan.

 Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa.

Struktur organisasi mengacu pada hubungan di antara elemen-elemen social yang meliputi orang, posisi, dan unit-unit organisasi dimana mereka berada Hatch(1997:161), dapat di artikan di sini bahewa struktur organisasi menjelaskan pengaturan beberapa elemen organisasi agar berada pada tempat dan fungsinhya masing-masing, sehingga efektif unttuk mencapai tujuan-tujuan organisasi. Menurut Robbins (1990:5) struktur organisai dapat didefinisikan sebagai how tasks are allocated , who reports to whom, and the formal coordinating mechanism and interactions pattern that will be follow. Jadi struktur organisasi mendefinisikan bagaimana tugas-tugas dialokasikan , siapa melapor kepada siapa , serta mekanisme-mekanisme koordinasi formal dan pola-pola interaksi yang menyertainya.

Sebagaimana telah di sebutkan, elemen pokoknya ada tiga yaitu :

1.      Kompleksitas

            Kompleksitas struktur menggambarkan derajat diferensiasi dalam suatu organisasi, baik diferensiasi horizontal, vertical maupun spasial. Peningkatan salah satu dari jenis diferensiasi ini secara otomatis akan menambah kompleksitas struktur sebuah organisasi. Adapun penjelasan nya yaitu :

                                                                                                                                   

1.      Diferensiasi Horizontal

Penyebab terjadinya diferensiasi horizontal adalah berkembangnya beragam unit dalam organisasi berdasarkan orientasi pekerjaan, sifat tugas-tugas didalamnya, serta latar pendidikan dan pelatihan yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut. Ketika organisasi membutuhkan unit-unit yang beragam untuk melaksanakan berbagai pekerjaan yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan sebuah organisasi. Terjadinya proses diferensiasi horizontal diakibatkan Karen funsi-fungsi dasar technical core ditambah dengan aktivitas-aktivitas pendukung kemudian ditambah dengana tugas-tugas pemeliharaan ( adaptive function) proses inilah yang mengakibatkan terjadinya diferensiasi horizontal.

           

Diferensiasi horizontal menyebabkan beban lebih berat pada pengelola organisasi untuk mengoordinasikan aktivitas-aktivitas organisasi dan meningkatkan kesulitan dalam berkomunikasi diantara satu unit dengan unit lain nya dari adnya perbedaan – perbedaan tersebut diferensiasi horizontal menghasilkan / melahirkan spesialisasi dan departementasi. Spesialisasi merujuk pada pengelompokan aktivitas tertentu yang dilakukan seorang individu dalam suatu organisasi. Terdapat 2 macam bagian spesialisasi yaitu fungsional dan sosial. Spesialisasi fungsional dilaksanakan dengan caramemcah pekerjaan menjadi tugas-tugas yang sederhana dan repetitive. Contohnya pekerjaan merakit mobil di pecah-pecah menjadi rangkaian pekerjaan yang lebih sederhana dan masing- masing dikerjakan oleh orang yang berbeda.

           

Sebaliknya spesialisasi social merujuk pada spesilaisasi orang. Artinya organisasi merekrut seseorang yang ahli untuk melakukan jenis-jenis pekerjaan tertentu yang bersifat khusus. Misalnya menggunakan analisis pasar untuk mengamati dan membuat prediksi perkembangan pasar. Contoh lain adlah akuntan, ahli hukum . Baik speialisasi funsional maupun social akan menyebabkan peningkatan kompleksitas. Kan tetapi biasanya organisasi membutuhkan metode-metode control dan koordinasi yang lebih rumit dan lebih mahal, dalam rangka mengendalikan aktivitas-aktivitas yang telah terspesialisasi tersebut.

                                                                                                                

2.      Diferensiasi Vertikal

Diferensias horizontal dan vertical memiliki hubungan yang sangat erat. Meningkatnya diferensiasi horizontal biasanya selalu dibarengi dengan kebutuhan untuk mengintrol aktivitas-aktivitas yang kian beragam tersebut. Organisasi kemudian menambah lapisan pengawas atau supervisor ( untuk mengawasi lapisan pekerja ) . Sama seperti horizontal menigkatnya diferensiasi vertical akan menambah beban dalam hal control dan koordinasi. Makin banyak lapisan antara pucuk pimpinan dan pekerja , berarti makin besar kemungkinan terjadi distorsi informasi, dan makin sulit pula untuk mengkoordinasi keputusan-keputusan manajerial dan makin sulit bagi pucuk pimpinan untuk mengawasi kegiatan-kegiatan di level operasional.faktor rentang kendali juga sangat mempengaruhi yaitu menunjukan berapa orang yang dikendalikan dan berda dibawah pengawasan seorang supervisor atau manajer.

Antara rentang kendali yang sempit dan yang luas terdapat kelebihan dan kekurangan nya masing-masing, Contoh organisasi A memiliki keuntungan , antara lain lebih mudah mengontrol, beban pengawas lebih ringan ( karena mengendalikan lebih sedikit orang) dan jenjang karir lebih banyak. Kelemahan nya adlah pada rantai komunikasi yang terlalu panjang dari atas ke bawah , sehingga koordinasi lebih sulit, beban pengawas lebih berat dan jenjang karir relative terbatas. Keuntungan nya adalh kemudahan atau fleksibilitas dalam aliran komunikasi dari atas ke bawah dan sebaliknya dari bawah ke atas.

Secara logika rentang kendali yang lebar akan lebih sulit diterapkan pada pekerjaan – pekerjaan yang membutuhkan fleksibilitas yang tinggi, dibandingkan pekerjaan yang bersifat rutin dan repetitive. Sebagai contoh, mengawasi dan mengoordinasikan lima orang insinyur yangs edang mengerjakan proyek pembangunan jembatan tentu saja jauh lebih sulit, daripada mengawasi lima orang kasir yang sednag melayani nasabah bank.

                                                                                                                                   

3.      Diferensiasi Spasial

Diferensiasi spasial barang kali sedikit memiliki kesesuaian dengan pendapat Hatch mengenai struktur organisasi. Diferensiasi spasial menggambarkan sejauh mana fasilitas dan personeel organisasi tersebar secara geografis. Organisasi yang memiliki sejumlah kantor yang tersebar dalam rentang geografis yang luas, tentunya akan menghadapi kompleksitas yang lebih tinggi daripada organisasi yang hanya terpusat pada satu atau beberapa lokasi.

Distribusi atau penyebaran lokasi, menurut Hatch, mengandung masalh sekaigus peluang. Ada keuntungan-keuntungan tertentu pula, khususnya pansa pasar , menambah keragaman konsumen , memperluas jankauan produk atau jasayang dihasilkan. Namun ada kerugian tertentu pula khususnya mengendalikan organisasi.

2.      Formalisasi

Formalisasi menyangkut jumlah atau banyaknya aturan tertulis dalam suatu organisasi. Tingkat formalisasi cenderung tidak sama dalam suatu organisasi. Artinya ada pekerjaan tertentu yang mengharuskan tingkat formalisasi tinggi. Robbins membandingkan antara pekerjaan seorang sales dan pekerjaan klerikal, dimana pekerjaan pertama menuntut keleluasaan yang lebih besar mendukung untuk dilakukan formalisasi yang tinggi. Formalisasi dalam organisasi sebenarnya dapat dilakukan dengan dua pola , yaitu melaui aturan , prosedur dan sankksi- sanksi regulative yang disusun oleh pengelola organisasi, atau melalui rekrutmen terhadap tenaga-tenaga professional yang telah terdidik dengan nilai-nilai , norma-norma dan pola perilaku sesuai profesi mereka.

Cara pertama formalisasi menghasilkan standar perilaku yang bersifat eksternal, artinya perilaku kepatuhan yang ditunjukan anggota adalh berasal dari tekanan luar karena adanya berbagai aturan dan pengawasan. Cara kedua menghasilkan standar-standar perilaku yang tertanam secara internal ( internalized behavior ) . Artinya kepatuhan terhadap standar-standar perilaku tertentu adalah sebagai akibat proses pendidikan atau profesionalisasi.

                                                                                                                      

Teknik – teknik yang biasa dipakai pengelola organisasi dalam proses formalisasi adalah sebagai berikut :

§  Proses seleksi (selection)

§  Persyaratan jabatan (role requirement)

§  Aturan, prosedur, dan kebijakan (rules,procedures, politicies).

§  Proses pelatihan (training)

§  Ritual (rituals) 

3.      Sentralisai

                        Sentralisasi dapat didefinisikan sebagai sejauh mana otoritas formal untuk membuat pilihan- pilihan bebas terkonsentrasi pada seseorang, sebuah unit, atau suatu level (biasanya berposisi tinggi dalam organisasi), sedemikian rupa sehingga pegawai (biasanya berposisi rendah) hanya dimungkinkan memberikan input yang seminimal mungkin dalam pekerjaan. Dibandingkan dengan kompleksitas dan formalisasi, maka sentralisasi adalah suatu konsep yang lebih sulit didefinisikan dan banyak diperdebatkan .

                        Namun harap diingat, sentralisasi tidak merujuk pada kekuasaan politik dalam organisas. Konsep ini lebih mengacu pada struktur organisasi. Artinya ukuran- ukurannya pun mengacu pada struktur. Contoh- contoh lain ukuran sentralisasi adalah :

1.      Proporsi kerja dimana para pelaksananya berpartisipasi dalam pengambilan keputusan dan jumlah areal atau  bidang dimana mereka berpartisipasi.

2.      Indeks pengukuran yang menetapkan dimana pusat (focus) pengambilan keputusn berkaitan dengan kebijakan- kebijakan besar maupun spesifik.

3.      Tingkat sharing informasi diantara unit- unit dan derajat partisipasi dalam perencanaan jangka panjang.

2.2 Dimensi-dimensi Struktur Organisasi

Tinjauan mengenai struktur organisasi biasanya cukup memadai dengan menggunakan ketiga parameter di atas, akan tetapi, pada kasus-kasus tertentu orang ahli organisasi menggunakan pengukuran yang lebih rinci yaitu: Dimensi- dimensi Struktur Organisasi, lebih jelasnya dapat di lihat di bawah ini

                                                                                                                       

DIMENSI	UKURAN YANG BIASA DIPAKAI
Ukuran	Jumlah anggota dalam organisasi
Komponen administratif	Persentasi total jumlah anggota yang menjalankan tanggung jawab Administrative
Rentang Kendali	Jumlah bawahan yang menjadi tanggung jawab seorang manajer.
Spesialisasi	Jumlah kekhususan yang dilakukan dalam organisasi
Standardisasi	Adanya prosedur- prosedur untukmengatur peristiwa.
Formalisasi	Sejauh mana aturan, prosedur, dan komunikasi dilakukan tertulis.
Sentralisasi	Konsentrasi wewenang pengambilan keputusan.
Kompleksitas	Jumlah diferensiasi vertikal, jumlah unit atau departemen.
Delegasi wewenang	Rasio antara jumlah keputusan manajerial spesifik yang didelegasikan pucuk pimpinan dan jumlah yang diputuskan sendiri.
Integrasi	Kualitas kerjasama antar unit yang digunakan untuk menyatukan tujuan.
Diferensiasi	Jumlah fungsi- fungsi khusus yang dijalankan dalam organisasi

2.3 Perbedaan Organisasi Organik, Mekanistik dan Birokratik

Model dasar organisasi berdasarkan karakteristik strukturalnya dapat dikelompokkan secara sederhana menjadi tiga bentuk yaitu organisasi mekanistik, organik dan birokratik.

Dua tipe yang pertama yaitu organic dan mekanistik adalah saling berlawanan. Organisasi birokratik memiliki banyak kemiripan dengan organisasi mekanistik. Dimensi kompleksitas dan formalisasinya sama – sama tinggi.

Kompleksitas dan formalitas merupakan dua dimensi yang relative paling mudah terlihat dalam suatu organisasi. Padahal pembeda kedua tipe struktur ini adalah  pada sentralisasi. Sementara itu sentralisasi lebih sulit diamati karena kita harus mengetahui cukup mendalam tentang suatu organisasi untuk bisa menilai sejauh mana pengambilan keputusan di dalamnya tersentralisasi. Jadi perbedaan yang lebih jelasnya bahwa organisasi birokratik dicirikan oleh desentralisasi wewenang pengambilan keputusan, sementara organisasi mekanik dicirikan oleh sentralisasi.

Tiga Tipe Utama Struktur Organisasi

                    Kompleksitas                  formalisasi                   sentralisasi

Organik           :           rendah                                    rendah                         rendah

Mekanistik      :             tinggi                         tinggi                          tinggi

Birokratik        :           tinggi                          tinggi                          rendah

            Ini adalah ukuran relatif. Jadi ukuran tinggi dan rendahnya kompleksitas, formalitas dan sentralisasi berlaku ketika membandingkan organisasi dengan ukuran yang lebih kurang sama.

2.4 Macam-macam Model Konsep Struktur

Ø  Menurut Larry Greiner ada 5 tahap Model Pertumbuhan Organisasi, yaitu:

1. Tahap kreatifitas

Kreativitas para pendiri organisasi merupakan tahap awal dari evolusi suatu organisasi.Bentuk kreativitas ini biasanya dalam mengembangkan produknya dan pasar.Desain organisasi pada tahap ini masih berupa struktur sederhana dan pengambilan keputusan dikontrol oleh manajer-pemilik atau top manajemen.  Komunikasi antar tingkatan di dalam organisasi berlangsung intensif dan informal. Krisis yang muncul pada tahap awal pertumbuhan organisasi adalah krisis kepemimpinan.

2. Tahap pengarahan

Pada tahap pengarahan desain organisasi makin birokratis, komunikasi antar tingkatan menjadi formal dan spesialisasi pekerjaan mulai diterapkan, seperti aktivitas produksi dan pemasaran.Pengambilan keputusan pada tahap ini bermuara pada manajemen baru dan manajer tingkat bawah tidak diikut sertakan. Keadaan ini akan menimbulkan krisis otonomi, dimana manajer tingkat bawah akan mencari pengaruh yang lebih besar di dalam pengambilan keputusan.

3. Tahap pendelegasian

Pada tahap pendelegasian manajer tingkat bawah mempunyai otonomi yang lebih besar dalam menjalankan aktivitas unit kerjanya, sedangkan top manajemen lebih berkonsentrasi pada perencanaan strategis jangka panjang. Krisis yang muncul dari tahap pendelegasian adalah krisis kontrol.

4. Tahap koordinasi

Tahap ini muncul sebagai akibat dari krisis kontrol pada tahap pendelegasian. Koordinasi sangat diperlukan oleh manajer lini dari unit-unit staf  dan kelompok-kelompok produk dalam menjalankan fungsinya. Namun adanya koordinasi juga menimbulkan konflik garis-staf yang menyita banyak waktu dan energi, sehingga muncul krisis birokrasi.

5. Tahap kerjasama

Kerjasama yang kuat antar individu di dalam organisasi merupakan jalan keluar dari krisis birokrasi pada tahap koordinasi.Budaya organisasi menjadi substitusi bagi kontrol formal manajemen organisasi.

Ø  Menurut Katz dan Kahn

            Kebanyakan interaksi kita dengan orang lain merupakan tindakan komunikatif  (verbal/non verbal , bicara/diam). “Komunikasi – petukaran informasi dan transmisi makna – adalah inti suatu sistem sosial atau suatu organisasi”. Termasuk dalam bentuk-bentuk interaksi sosial seperti penggunaan pengaruh, kerja sama penularan social atau peniruan dan kepemimpinan yang dimasukkan dalam konsep organisasi. Teori sistem sosial Katz dan Kahn, pendapat mereka bahwa struktur sosial berbeda dengan struktur mekanis dan biologis.

Ø  Menurut Giddens

Menurut Giddens, teori strukturasi merupakan teori yang menepis dualisme (pertentangan) dan mencoba mencari pertautan setelah terjadi pertentangan tajam antara struktur fungsional dengan konstruksionisme-fenomenologis. Ada dua pendekatan yang kontras bertentangan, dalam memandang realitas sosial. Pertama, pendekatan yang terlalu menekankan pada dominasi struktur dan kekuatan sosial (seperti, fungsionalisme Parsonian dan strukturalisme, yang cenderung ke obyektivisme). Kedua, pendekatan yang terlalu menekankan pada individu (seperti, tradisi hermeneutik, yang cenderung ke subyektivisme). Giddens tidak puas dengan teori pandangan yang dikemukakan oleh struktural-fungsional, ia ingin mengakhiri klaim-klaim keduanya dengan cara mempertemukan kedua aliran tersebut.
Giddens menyelesaikan debat antara dua teori yang menyatakan atau berpegang bahwa tindakan manusia disebabkan oleh dorongan eksternal dengan mereka yang menganjurkan tentang tujuan dari tindakan manusia. Struktur bukan bersifat eksternal bagi individu-individu melainkan dalam pengertian tertentu lebih bersifat internal.                                                                                                                                                                                        

BAB III

PENUTUP

            Simpulan

 Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan.

Struktur Organisasi memiliki 3 elemen pokok yaitu :

1. Kompleksitas

2.      Formalisasi

3.      Sentralisai

Organisasi organic dan mekanistik adalah Organisasi yang saling berlawanan sedangkan Organisasi birokratik memiliki banyak kemiripan dengan organisasi mekanistik. Dimensi kompleksitas dan formalisasinya sama – sama tinggi. Kompleksitas dan formalitas merupakan dua dimensi yang relative paling mudah terlihat dalam suatu organisasi. Padahal pembeda kedua tipe struktur ini adalah  pada sentralisasi. Sementara itu sentralisasi lebih sulit diamati karena kita harus mengetahui cukup mendalam tentang suatu organisasi untuk bisa menilai sejauh mana pengambilan keputusan di dalamnya tersentralisasi. Jadi perbedaan yang lebih jelasnya bahwa organisasi birokratik dicirikan oleh desentralisasi wewenang pengambilan keputusan, sementara organisasi mekanik dicirikan oleh sentralisasi.

            Saran

Kami dari tim penyusun sangat mengharapkan dengan adanya makalah mengenai Struktur Organisasi, para pembaca dapat memahami Struktur Organisasi yang ada di Indonesia sekaligus tentang perkembangannya. Kami juga mengharapkan setelah di bacanya makalah ini, kami berharap kita semua dapat menerapkannya dalam kehidupan sehari-hari.                  


                                                                  

DAFTAR PUSTAKA

http://id.wikipedia.org/wiki/Struktur

http://id.wikipedia.org/wiki/Organisasi

wacana.ui.ac.id/index.php?option=com_rubberdoc&view...

http://h0404055.wordpress.com/2010/04/02/model-dan-teori-organisasi/

Kusdi.2009.Teori Organisasi dan Administrasi.Jakarta : Salemba Humanika